Cómo llenar una factura comercial para una exportación de EE. UU.

La factura comercial es el documento principal que usa la aduana de su comprador para despachar la mercancía y calcular los aranceles. Su agente de carga también la usa para preparar la declaración de exportación. La mayoría de las demoras provienen de pequeñas omisiones: un código faltante, un valor que no suma correctamente o una factura que no coincide con la lista de empaque.

Esta guía recorre los campos en el orden en que suelen aparecer.

1. Vendedor / exportador

La razón social de su empresa, dirección completa y un contacto. Para exportaciones de Estados Unidos, normalmente es el U.S. Principal Party in Interest (USPPI) — la parte que recibe el beneficio principal de la venta. Use el mismo nombre en todos los documentos del envío.

2. Comprador, consignatario y destinatario

• Vendido a (comprador): la empresa que le paga.
• Enviar a / consignatario: donde se entrega la mercancía, si es distinto del comprador.
• Agregue el número fiscal o de importador del comprador si su aduana lo solicita.

3. Número y fecha de la factura

Un número único que pueda rastrear y la fecha de emisión. Use la misma referencia en la lista de empaque y las etiquetas de cajas para que la aduana y su agente de carga puedan relacionarlas.

4. Incoterms® 2020 y lugar convenido

Indique la regla y el lugar, por ejemplo FCA Houston, TX o CIF Rotterdam. El Incoterm indica quién paga el flete y el seguro y dónde se transfiere el riesgo. Sin el lugar convenido está incompleto.

5. Moneda, transporte y destino

La moneda de la factura (USD en la mayoría de los casos), el modo de transporte (aéreo, marítimo o terrestre) y el país de destino final.

6. Líneas de artículos

Para cada línea:

• Descripción con palabras claras que entienda un funcionario de aduanas («cuchillos de cocina de acero inoxidable», no solo un número de pieza).
• Código HS / Schedule B. Los primeros seis dígitos (HS) se comparten internacionalmente y son los que revisa la aduana de su comprador. El número completo de 10 dígitos de Schedule B se usa para la declaración de exportación de Estados Unidos.
• País de origen de la mercancía (donde se fabricó, no desde donde se envía).
• Cantidad y unidad, precio unitario y importe de la línea.

7. Totales, bultos y pesos

Valor total, número de bultos y peso neto y bruto. Estas cifras deben coincidir exactamente con la lista de empaque. Una cantidad de 24 cajas en la factura y 20 en la lista de empaque es una de las razones más comunes por las que un envío queda en espera.

8. Motivo de exportación y declaración

Venta, muestra, reparación, devolución, entre otros. La mayoría de las facturas terminan con una declaración breve («Declaro que la información de esta factura es verdadera y correcta»), el nombre y cargo de quien firma y la fecha.

9. Información de la declaración de exportación (cuando corresponda)

Para envíos que requieren presentar Electronic Export Information (EEI) en AES —generalmente cuando el valor de un solo número Schedule B supera $2,500, o cuando se requiere una licencia—, su agente de carga le pedirá el ITN después de la presentación. Si aplica una exención, se indica su referencia en su lugar (por ejemplo, una referencia «NOEEI»). Su agente de carga o de aduanas determina cuál aplica a su envío.

Lista rápida antes de enviarla

• Mismos nombres de empresas y referencia en la factura, la lista de empaque y las etiquetas
• Incoterm con lugar convenido
• Código HS / Schedule B y origen en cada línea
• Totales, número de cajas y pesos coinciden con la lista de empaque
• Moneda y valores correctos